Cuando la mejor herramienta no es la más grande: por qué decidí construir mi propio CRM con IA

Siempre he creído que, cuando necesitas una herramienta, debes utilizar la mejor que tengas disponible para obtener también el mejor resultado. El problema es que “la mejor” no siempre significa la más grande, la que tiene más funciones o la que todo el mundo recomienda. A veces significa la que realmente puedes incorporar a tu forma de trabajar.

Cuando inicié Compass PMO y comencé a gestionar más contactos, entendí que necesitaba algo más potente que una hoja de cálculo. Mi primera herramienta fue la entonces Sendinblue —hoy Brevo— [1]. Con ella podía administrar una base de contactos, crear formularios y enviar correos masivos. Para ese momento resolvía una necesidad concreta y me permitió organizar mejor el trabajo comercial.

Más adelante participé en una consultoría en la que conocí HubSpot. Me pareció una plataforma muy potente. Su cofundador Brian Halligan había acuñado el término inbound marketing [2], y la plataforma mostraba cómo gestionar buena parte del embudo de ventas desde un mismo lugar.

Tengo que confesar que mi curva de aprendizaje fue alta. No porque HubSpot fuera un mal producto, sino porque tenía muchas capas de funcionalidad y varias se habilitaban mediante planes adicionales. Aun así, dediqué tiempo a aprenderlo y logré implementar mi proceso: capturar contactos, convertirlos en leads, enviar propuestas y registrar si una oportunidad se ganaba, se perdía o quedaba para un curso futuro.

Llegué a utilizar contactos, listas, landing pages, formularios, correos masivos y un chat en la página web. Incluso conecté los formularios de eventos creados en Microsoft Teams. Había automatizado una parte importante del embudo.

Las dificultades se hicieron más visibles cuando incorporé pasantes. Cada vez tenía que explicar la herramienta y la curva de aprendizaje comenzaba de nuevo. También necesitaba completar el ciclo posterior a la venta: registrar qué producto había adquirido cada cliente, configurar el catálogo de productos, dar seguimiento a los pagos y producir información para analizar las ventas. Varias de esas capacidades requerían avanzar hacia nuevos niveles de configuración o contratar productos y funcionalidades adicionales.

En mi experiencia, el acompañamiento disponible para Latinoamérica tampoco fue siempre consistente y no logramos terminar de configurar todo lo que necesitaba. La plataforma parecía tener las respuestas, pero yo no siempre tenía el tiempo para descubrirlas ni la disposición para continuar agregando costos a una operación pequeña.

Quiero ser justo: posiblemente habría sido más eficiente terminar de descifrar HubSpot y pagar las funciones que me faltaban. Construir una herramienta propia no es automáticamente la alternativa más rápida ni la más barata.

Pero mi motivación no se limita a ahorrar algunos dólares.

He seguido de cerca la evolución del vibe coding: crear software describiendo en lenguaje natural lo que se necesita y utilizando inteligencia artificial para generar e iterar el código [3]. No soy programador, pero siempre he querido desarrollar algo por mí mismo. En una presentación de Google Workspace para desarrolladores encontré una forma útil de visualizar el espectro entre no-code, low-code y full-code [4]. Mi punto de partida personal está entre los dos primeros: dirigir la solución, definir su comportamiento y validarla, sin pretender escribir manualmente cada línea.

Durante años he utilizado ChatGPT para redactar, analizar información, diseñar prompts y apoyar actividades de marketing. Actualmente también uso Claude en mi trabajo. Para este proyecto decidí profundizar en ChatGPT y Codex porque ya tenía más recorrido con ChatGPT y quería pasar de mantener conversaciones con la IA a construir y probar una aplicación.

Este CRM es, por tanto, una necesidad de negocio y un proyecto personal de aprendizaje. Quiero crear una herramienta proporcionada al tamaño de Compass PMO, con las funciones que realmente utilizamos y una experiencia que pueda explicarse a otra persona sin convertir la capacitación en un proyecto independiente.

También quiero documentar el recorrido con honestidad, porque el aprendizaje no está solo en la solución final. Está en las preguntas que nos hacemos, las decisiones que tomamos, los errores que reconocemos y los ajustes que hacemos en el camino. Si esta historia ayuda a otra persona a mirar con más claridad una necesidad de su negocio o a animarse a explorar las herramientas que tiene a su alcance, habrá cumplido un propósito importante.

Así nace PM Labs: Project Management en acción, y su primera temporada, Construyendo mi CRM con IA.

Espero que esta serie sea útil y entretenida, pero, sobre todo, que acompañe a otros project managers, empresarios y personas no técnicas a aprender de un recorrido real: con avances, dudas y decisiones prácticas.

Después de todo, de eso trata Compass PMO: de que las personas aprendan.

Si tú también has tenido que elegir entre adaptar una herramienta existente o construir algo propio, te invito a acompañarme. Déjame tus preguntas, ideas o experiencias: esta conversación también puede enriquecer el recorrido. En el próximo episodio comenzaré por la pregunta que debe venir antes del código: ¿qué problema de negocio necesito resolver realmente?